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POR Carlos González

De acuerdo al Instituto de Administración de Proyectos, PMI® las lecciones aprendidas se consideran elementos de conocimiento que deben ser transformados en acciones futuras que nos permitan mejorar el desempeño de los siguientes proyectos a nivel organizacional.

Desde esta perspectiva, la labor del administrador de proyecto consiste en (además de ejecutar el proyecto de acuerdo a los umbrales definidos y el cumplir el impacto esperado), construir una estructura de capitalización del aprendizaje que permita desarrollar mecanismos que generen eficiencias en los proyectos de la organización, independientemente de quién los administre.

El garantizar la identificación, documentación y diseminación de estos elementos es parte fundamental de los procesos de cierre de cada fase o del proyecto, además que éstos se convierten en herramientas que permiten la mitigación de riesgos en el futuro.

Este proceso debe generarse en tres niveles:

1. Dentro del proyecto, dado que estas lecciones deben aplicarse en las actividades futuras que están por ejecutarse

2.  Dentro del Portafolio de Proyectos, que ayude a que las nuevas iniciativas tomen en cuenta estos factores desde su planeación.

3.  En la organización como parte de la cultura de mejora continua. Muchas de las lecciones deben ir enfocadas a agilizar procesos, procedimientos o actividades de la empresa que repercuten en los proyectos que se llevan a cabo.

Para comprender el proceso de lecciones aprendidas debemos de hablar de aprendizaje organizacional, que se refiere a la identificación de los eventos del proyecto (buenos o malos) que puedan ser transformados en conocimiento organizacional. El hecho de que podamos documentar y organizar el conocimiento no es relevante hasta que éste es capaz de alcanzar de una manera clara y contundente a los demás proyectos que se ejecutan.

Para seguir un proceso de lecciones aprendidas deberá considerar cuatro pasos fundamentales:

1. Preparación. Establecer reglas de cómo se documentarán los eventos que se transformarán en las lecciones a ser analizadas. Se realiza en la iniciación del proyecto.

2. Recolección. Ejecutar el proceso de documentación de los eventos o sucesos que se identifiquen como potenciales lecciones aprendidas. Por lo menos considerar los siguientes durante la ejecución del proyecto: Acciones correctivas, preventivas, evaluaciones de desempeño de proyecto, riesgos y cambios. 

3. Análisis. Evaluación de los eventos para determinar si se convierten en lecciones aprendidas. Se realiza al finalizar cada una de las etapas y al concluir el proyecto.

4. Registro y diseminación. Este paso es esencial para transformar el conocimiento en capitalización de aprendizaje y consiste en generar mecanismos prácticos y sencillos que permitan el almacenamiento y sobretodo la compartición del análisis de las lecciones aprendidas. Transforman el aprendizaje individual en organizacional. Se lleva a cabo al finalizar cada etapa del proyecto.

 

Para saber si tiene un proceso de capitalización del aprendizaje eficaz, cuestiónese acerca de cómo se ejecutan los proyectos respecto de los anteriores. 

Si la respuesta no es muy satisfactoria, entonces le aconsejo que busque implementar un modelo de lecciones aprendidas. Estoy seguro que le quitará muchos dolores de cabeza. 




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