Regresar
COMPARTIR

Mejores prácticas para gestionar sus prioridades y tener una vida plena.        

El tiempo es el recurso más escaso y que más se desperdicia, ya lo confirma el dicho “Hay más tiempo que vida”. Pero invariablemente siempre llegamos a toparnos con las típicas frases “No he podido terminar mis pendientes, porque no me alcanza el tiempo” o “No me doy tiempo para mí o mi familia porque estoy saturado” Y no dudo que sea verdad, pero el fondo de la situación en más del 95% de los casos, es una falta de organización de prioridades que nos esclaviza y nos absorbe en un agujero negro donde el tiempo es el que rige nuestra ansiedad diaria.

Una persona que es capaz de gestionar sus prioridades será capaz de administrar bien su tiempo y, en consecuencia, logrará un estado de libertad personal que le permitirá romper los límites que se impone. Por ello un verdadero profesional no deberá buscar estar ocupado todo el tiempo, sino ser más productivo, que no es lo mismo. El estar ocupado significa mantener la atención en cosas y asignaciones que no contribuyen a conseguir las metas planteadas, mientras que el ser productivo es administrar nuestra atención de tal manera que asignemos lo más eficientemente posible el tiempo escaso, que nos lleve a generar resultados de valor a nuestra empresa o persona.

Según consta en el estudio que realizaron Julian Birkinshaw and Jordan Cohen, y que documentaron para Harvard Business School, se identificó que aún en aquellos profesionales que tienen un desempeño excepcional, el 41% de su tiempo lo dedican a actividades tediosas o de baja contribución al logro de sus metas. Y esto se debe a dos razones principales:

  1. Se “enredan” en compromisos de los que es difícil salir. Y esto pasa porque tienen un deseo de ser importantes y demostrar su indispensabilidad para los demás, lo que eventualmente los convierte en cuellos de botella.
  2. En segundo lugar, las organizaciones también comparten parte de la culpa buscando que la gente maximice el uso de su tiempo, por ejemplo, piden a sus líderes que hagan más con menos: Que se encarguen de aspectos administrativos como gestionar sus viajes y viáticos, por ellos mismos.

Como parte del estudio se llevó a cabo un experimento, en el que se logró ahorrar al grupo involucrado 6 horas de trabajo de escritorio y 2 horas en juntas, lo que significó la optimización de 4 días de trabajo por mes.

Para lograrlo los líderes involucrados llevaron a cabo el siguiente proceso de 5 pasos:

  1. Identificar. Revise y liste las actividades recurrentes en su semana y para cada una de ellas: califíquelas de acuerdo a que tanto contribuyen a las metas que tiene establecidas. Determine la prioridad de atención que tiene para su agenda. Identifica, cuánto valor personal tiene para usted (la disfruta, es pesada, aburrida, etc.) Y finalmente evalúe que tan fácil sería delegar o reasignarla.

De acuerdo a cada tarea listada mapéela en el siguiente cuadrante:

  1. Decidir. De acuerdo a esta matriz organice sus actividades en 3 categorías: Las que puede eliminar de manera inmediata sin impacto negativo, las que pueden ser delegadas o reasignadas con poco esfuerzo y las que requieren ser rediseñadas para mejorarlas.
  2. Descargarse. Viene la parte difícil, delegue o reasigne. Para ello, tendrá que identificar a la mejor persona para llevar a cabo la tarea.
  3. Asignar. El tiempo que le quedó disponible con estos movimientos, defina qué es lo que quiere hacer con él.
  4. Compromiso. El último paso es comprometerse a seguir su plan, para ello comunique su plan con sus colaboradores y/o jefes o colegas para que así tenga un mayor compromiso de cumplirlo.

Como ve es un proceso sencillo, pero al mismo tiempo poderoso que lo llevará a lograr a ser más productivo. Lo principal será si está dispuesto a cambiar su paradigma y hacerse consciente de que lo importante no es estar ocupado, sino administrar mejor las prioridades que tiene a su cargo. Quien sabe, tal vez esto le permita dedicar más tiempo a aquellas cosas que lo hagan sentirse más pleno. ¿No lo cree?

 

¡ Sigue a Carlos González en Facebook




Image

Newsletter
Promagazine

Obtenga los aspectos más destacados de las noticias más importantes.